Deploying SharePoint Lists and Fields with Power Automate Flow

Das ist die englische Version. Die deutsche Übersetzung findet ihr hier:
https://stefanriedel.wordpress.com/2021/04/11/de-deploy-sharepoint-lists-and-fields-with-flow/

The requirement

For a current community project based on Power Platform, I am using SharePoint as the data source so that everyone can use the software without premium licenses.

Dataverse for Teams does not play a role yet, because the distribution options do not seem mature yet, but I did not want to wait any longer and get started with the project.

In principle, the requirement is very simple. The solution is based on a handful of SharePoint lists that I want to deliver with a Power Platform Solution. That means I need to be able to package the necessary SharePoint infrastructure into a data format and have the customer create it without any additional scripts. With Dataverse, this is quite easy, which is why I started to search.

Verteilen von SharePoint-Listen und Feldern mit Power Automate Flow

This is the german version of this topic. The english translation can be found here: https://stefanriedel.wordpress.com/2021/04/11/en-deploy-sharepoint-lists-and-fields-with-flow/

Die Anforderung

Für ein aktuelles Community Projekt, das auf der Power Platform basiert, nutze ich SharePoint als Datenquelle, damit jeder Interessierte die Software ohne Premium-Lizenzen nutzen kann.

Dataverse for Teams spielt noch keine Rolle, da mir die Verteilmöglichkeiten noch nicht ausgereift erscheinen, ich aber auch nicht mehr warten, sondern mit dem Projekt loslegen wollte.

Die Anforderung ist im Prinzip sehr einfach. Die Lösung basiert auf einer Handvoll SharePoint-Listen, die ich mit einer Power Platform Solution ausliefern will. Das heißt, ich muss die notwendige SharePoint-Infrastruktur in ein Datenformat verpacken und dieses beim Kunden ohne weitere Skripte erstellen lassen können. Bei Dataverse ist das recht einfach, weshalb ich auf die Suche ging.

Search for Office 365 Groups by using Arrays in Power Automate Flow

Die deutsche Version: https://wp.me/p3Vyfd-hJ

A customer asked me why there is no way to search data in Flow. You constantly have to iterate through the output of a connector and compare each data record until you have found the right one.

In the following more detailed blog post i show how it works for the calendar id: https://stefanriedel.wordpress.com/2020/09/27/using-the-array-filter-in-flow-to-search-for-data/

The whole thing ultimately works with all connectors that return a JSON array, including, as in this example, with groups:

Why is that so cool?

Very simple: Since the connectors usually do not provide a search option, the easiest way was to iterate through the result until you find the desired element.

This option makes everything a little clearer and faster to execute.

If you have any questions and / or comments, I am always available at @PapaRiedel on Twitter.

Have fun!

Using the Filter Array Activity in Flow to search for data.

Deutsche Version: https://wp.me/p3Vyfd-ha

A customer asked me why there is no way to search data in Flow. You constantly have to iterate through the output of a connector and compare each data record until you have found the right one.

The Problem

Then I remembered how awkward I found it to be to set an appointment in the calendar of the executing user.

As a reminder: the connector for creating an event would like to have a CalendarID, which is usually not available.

Suchen nach Office 365 Gruppen durch nutzen von Arrays mit Power Automate Flow am Beispiel der Gruppen ID

The english version: https://wp.me/p3Vyfd-ia

Ein Kunde sprach mich an, warum es denn in Flow keine Möglichkeit gibt in Daten zu suchen. Ständig müsse man durch den Output eines Connectors durch iterieren und jeden Datensatz vergleich, bis man den richtigen gefunden hat.

In diesem Blogpost: https://stefanriedel.wordpress.com/2020/09/18/suchen-mit-arrays-in-power-automate-flow-am-beispiel-der-kalender-id/ zeige ich auf, wie das ganze mit Kalendern funktioniert.

Das ganze funktioniert letztlich mit allen Connectoren, die ein JSON-Array zurückliefern, also auch, wie in diesem Beispiel, mit Gruppen:

Warum ist das so cool?

Ganz einfach: Da die Connectoren im Regelfall keine Suchmöglichkeit zur Verfügung stellen, war es der einfachste Weg durch das Ergebnis zu iterieren, bis man auf das gewünschte Element trifft.

Durch diese Möglichkeit wird das alles ein wenig übersichtlicher und auch schneller in der Ausführung.

Für Rückfragen und / oder Anmerkungen stehe ich Euch unter @PapaRiedel auf Twitter immer gerne zur Verfügung.

Viel Spaß!

Suchen mit Arrays in Power Automate Flow am Beispiel der Kalender ID

English Version: https://wp.me/p3Vyfd-hW

Ein Kunde sprach mich an, warum es denn in Flow keine Möglichkeit gibt in Daten zu suchen. Ständig müsse man durch den Output eines Connectors durch iterieren und jeden Datensatz vergleich, bis man den richtigen gefunden hat.

Das Problem

Da erinnerte ich mich daran, wie umständlich ich es fand einen Termin in den Kalender des ausführenden Benutzers einzustellen.

Zur Erinnerung: Der Connector zum Einstellen eines Events hätte gerne eine CalendarID, die man üblicherweise nicht parat hat.

Lesen von OneNote-Seiten mit Power Automate Flow

In diesem Artikel habe ich schon gezeigt, wie simpel die Anlage einer Seite im OneNote ist. Wenn es nun darum geht komplexere Inhalte zu erzeugen, so ist es ja durchaus interessant zu wissen, wie der HTML-Aufbau einer Seite ist.

Der Plan wäre nun also im OneNote den Content aufzubereiten um dann zu prüfen, wie die HTML-Repräsentation dazu ist.

Da ich in meinen OneNote sehr gerne mit Tags arbeite, nach denen sich ja auch prima suchen lässt, brauche ich deren HTML für meine Automatisierung, wie ich sie im oben genannten Artikel angerissen habe.

Meine Seite sieht nun wie folgt aus:

Bearbeitung von OneNote-Inhalten mit Power Automate Flow

OneNote ist ein wunderbares Tool um Informationen zwischen mehreren Personen zu teilen. So fand diese Applikation ihren Weg in SharePoint wie auch in Microsoft Teams.

Ich nutze OneNote um Ideen, Aufgaben oder Besprechungsnotizen zu verwalten.

Als bekennender Fan der Power Platform lag es nun nahe zu schauen, wie sich die Erstellung und  Bearbeitung von Seiten im OneNote automatisieren lässt. „Nomen est Omen“, also schauen wir mal, was Power Automate hierfür zu bieten hat.

Der Connector

Einmal kurz OneNote in die Connector-Suche eingegeben führt sofort zu einem Treffer, dem OneNote-Connector.

My personal Flow hacks

Using Files in OneDrive

The File content type

When using the „When a file is modified“ action of the OneDrive for Business Connector, you will receive a lot of cryptic stuff.

If you want to make a descition depending of the file type, you should use the File content type property.

 

 

 

 

 

 

For Excel Files it is:

application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet

Word looks like that:

application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document

Why do you need this information?

If you want to process the data within this documents you have to use different connectors. So after determining the File content type, you can use a condition depending to that value: